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开学季最忙的事,这些学校如何轻松搞定?

2022-08-29教育培训
开学临近,全国将有几百万新生进入校园。“学生基础信息统计、学生健康信息排查、核酸检测报告统计……”开学的信息收集对学校而言是一场「硬仗」。很

开学临近,全国将有几百万新生进入校园。

“学生基础信息统计、学生健康信息排查、核酸检测报告统计……”开学的信息收集对学校而言是一场「硬仗」。

很多高校老师,都会为收到大家的信息后,还需手动汇总而手忙脚乱、焦头烂额。但是也有学校能在开学当天,轻松收齐全校3万学生的信息,他们是怎么做到的?

“3万个学生的基础信息,我们用企业微信收集表,在开学当天就全部收齐了,还能「自动统计汇总」,不用手动整理了!”首都师范大学一位负责学生事务的老师感叹道。

  “以前,我们要花几个月,才能收齐3万名学生的信息,还要逐一核对,耗时又耗力。”首师大老师回忆道,“先是让学院的各个班级,在QQ群里下发通知,由班长用Excel汇总,然后从班级逐层上报给年级、二级学院,分别汇总一次,最后再由学校统一汇总。如果学生信息有误,还需要层层下发核实。有时候开学几个月了才能全部确认好。”

去年,首都师范大学在新生的「录取通知书」上,印了学校的「企业微信二维码」。在开学前,新生用微信扫码,就能加入学校的企业微信。开学需要收集学生信息时,一秒就能把通知发到全校学生的企业微信上。学生一边填写,「收集表」的后台一边自动统计,多少人填了、多少人还没填,一目了然。

首师大的老师和我们说,最喜欢企业微信收集表的「自动统计汇总」功能。学生填完了,后台就自动汇总在表格里了,再也不用从无数张Excel里,复制、粘贴数据,不仅解放了双手,收集效率也大大提升。

校园防疫信息的统计与核查,是保障校园安全的重要一环。

以前,要统计师生的核酸检测结果和报告截图,需要每位同学把报告截图发给班长。因为图片的名字是乱码,所以班长需要按照统一的命名规范,给每张图片改名字。然后,以班级为单位,打成压缩包,发给二级学院,提交学校汇总。 重庆工商大学的做法值得学习。在今年3月,重庆疫情反复,重庆工商大学接到通知,要尽快收齐3万多名师生的核酸报告,做好校园安全防控。 当时,老师们基本下班了,收集难度大。学校信息处建议,可以用企业微信「收集表」一键发给全校师生填报。收集表自带「核酸检测结果截图收集」的模板,各学院不用编辑,可以直接使用。

收集表还能上传「图片」作为附件,免去了班长给核酸截图改名字的功夫,提交速度大大加快了。通知下发后,2小时内,85%的师生都完成了填报。全校3万多名师生的核酸报告,4个小时内全部收齐了。

重庆工商大学工商管理学院袁媛老师说,“因为疫情,我们经常要收集信息,收集表还会自动载入上一次填过的常用内容,比如姓名、电话之类的,填表速度就很快。要是有学生忘记填了,我会用收集表一键「提醒填写」,就会自动给漏填的学生发提醒,再也不用挨个打电话了,这个功能很方便。”

不仅是重庆工商大学,山西大学也通过企业微信,1天收齐9000名新生的疫苗接种情况,以便规划疫苗接种安排,提醒未完成接种的同学。 疫苗总共要有3针,每位学生接种的品牌可能不同。如果用Excel收集,下发给学院、再到班级,老师和学生可能已经晕头转向了,后续汇总就更麻烦。 如果想提高收集效率,通过一张简洁的表,快速统计每位学生疫苗接种情况,可以试试企业微信收集表的「跳转题」功能。它能根据上一道题所选的不同答案,自动跳转到对应的下一题。

比如,选择了「仅接种了第一针」的同学,就可以跳转到「第一针疫苗品牌」的问题,回答完就能直接提交,有关第二针、第三针的问题都会被隐藏。这大大提升了填表效率。

山西大学很早就开始数字校园的探索,他们遇到了和很多高校一样的难题——预算不充足。

“以前,我们IT部门,很想帮助教研、教务减轻负担,苦于没工具、没抓手。和这些部门交流,人家说我想上一个系统,可以直播上课、在线选课、在线交作业,要投入十万、二十万。大家都没预算,导致IT部门不敢问这些部门有什么需求。因为,问了你也没工具来解决问题。” “现在,不一样了,”山西大学现代教育技术学院宋毅君副院长,谈到这个问题时甚至有些兴奋:“我拎上「企业微信」这个工具箱走到教研、教务里。业务有成熟系统,我帮你接入进来;没有成熟系统,还在用Excel做信息收集,我教你用企业微信免费的审批、收集表,这就是现成的数字化系统,还能自动化统计、导出。”

比如,山西大学的请假申请、修课申请、疫情期间进出校园申请等等流程,都是用企业微信的「审批」解决的。有了企业微信这个工具箱,业务部门提出一个需求,IT部门很快就能给到解决方案,数字化是从一点一滴中提升的。

“有些高校预算很充足,信息化建设领跑了十多年。有一些高校预算相对不足,很难赶超,要适当借助一些工具软件。企业微信这类的数字化工具,让中西部高校,也能在数字化转型中追齐标杆,甚至还有弯道超车的机会。数字化不是有钱的学校才能做,数字化是「丰俭由人」的!” 首都师范大学数字校园建设中心的张刚刚老师也有同感:“如果我们单独做师生服务的App,要专门雇3、4个人来维护,成本很高的,找bug、补漏洞的能力也有限。”

“企业微信的兼容性很好、迁移成本低,微信里的很多小程序,包括我们自己搭建的一些应用,都能低成本、快速接入企业微信,双方之间可以完美衔接。” 首师大利用企业微信的开放能力,接入了200多个服务师生的便捷应用,企业微信工作台就是师生的线上服务入口:

在今年暑期开学中,包括清华大学、华中科技大学、中山大学、北京航空航天大学、中央民族大学、西北农林科技大学、南昌大学、上海财经大学、太原科技大学、天津职业大学在内越来越多的高校,都选择了企业微信作为建设「智慧校园」的数字化工具,服务全校师生。 企业微信会继续贡献绵薄之力,助力高校的数字化转型更轻松,为高校师生的大学生活,创造更好的数字化体验。

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